Partage d’expérience – Ultima Displays France choisit Cleemy et Figgo

« Avec la mise en place des solutions Cleemy et Figgo,
l’image de notre entreprise est plus favorable,
plus positive et plus moderne qu’auparavant ! »

La société ULTIMA DISPLAYS FRANCE en bref…

Ultima Displays France produit et commercialise des solutions pour l’exposition. Son siège social est situé à Carquefou.

  • Service RH : 1 personne
  • Effectif : en constante augmentation avec 80 à 100 Personnes en période de haute activité
  • CA : 12,2K€ en 2016

L’environnement des congés et des absences avant Figgo :

« Avant la mise en place de Figgo, nous fonctionnions de manière très classique pour les demandes de congés, à savoir que nous passions par un formulaire papier. De ce fait, il nous arrivait de perdre des documents et surtout nous avions clairement un manque de lisibilité sur les absences de chacun et sur les besoins en termes de main d’œuvre. Difficile dans ces conditions d’anticiper sur l’organisation. » S’en suit la saisie manuelle des congés payés et des absences dans le logiciel de paie qui multiplie le risque d’erreurs. Le temps perdu est également important.

L’environnement des notes de frais avant Cleemy :

Du côté des notes de frais, le constat est quasiment similaire. Le délai de transmission des justificatifs par les salariés est bien souvent trop long. La perte de temps dans le traitement par le service RH est considérable. « Nous avions un risque d’erreurs très élevé dans le calcul des notes de frais. Bien souvent, nous devions refaire du pointage et des calculs manuellement. »Le manque d’anticipation devient problématique et la direction souhaite dorénavant s’orienter vers une véritable politique de frais, avec un système de plafond et de blocage associé.

Les objectifs du double projet Figgo + Cleemy

Pour la société Ultima Displays France, il est temps d’envisager une solution qui permette :
. de faire gagner du temps aux Ressources Humaines et aux managers,
. d’éviter les risques d’erreurs liées à la saisie manuelle en récupérant les informations et en les transmettant automatiquement dans le logiciel de Paie en place (Cegid Paie),
. d’avoir un reporting facilement sur les absences et les notes de frais,
. d’améliorer la visibilité du planning des absences et des soldes de CP et de RTT pour tous.

Mercuria propose à Ultima Displays France une solution simple d’utilisation, réunissant les deux projets en une seule et même interface : Figgo et Cleemy de LUCCA. « Nous avons étudié une solution proposée par Cegid mais uniquement pour la gestion des absences. Celle-ci s’est avérée être beaucoup moins ergonomique et ludique. »
Les solutions sont déployées très rapidement. Après un audit approfondi, les données utilisateurs sont transmises à Mercuria pour le paramétrage et l’installation. En quelques semaines, les interfaces sont réalisées : entre Figgo et Cegid Paie pour les congés et absences et entre Cleemy et les cartes bancaires sociétés pour les notes de frais.
« Nous avons profité de la mise en place de Cleemy pour passer à des cartes bancaires société à débit salarié ». Les utilisateurs sont formés rapidement et la mise en place est effective en à peine 4 mois.

Les avantages obtenus avec Figgo et Cleemy

Les avantages se font vite ressentir :

. Côté congés, un gain de temps considérable pour les services RH, comptable ainsi que pour tous les utilisateurs, un accès « en live » au solde des congés payés et des RTT et un import des données dans le logiciel de paie sans ressaisie.

. Coté notes de frais, terminé les retards ! Le contrôle des frais est également beaucoup plus pertinent, notamment grâce à l’alerte plafond.

Au final, c’est l’image de l’entreprise qui est modernisée : « Avec la mise en place des solutions Cleemy et Figgo, l’image de notre entreprise est plus favorable, plus positive et plus moderne qu’auparavant ! ».

Avant la mise en place de Figgo [...], nous avions un manque de lisibilité sur les absences et les besoins de main d'oeuvre.

« Avec Figgo, nous avons un gain de temps considérable et
avec Cleemy, terminé les retards ! ».
»

Stéphanie BOURDICHON, Responsable RH chez Ultima Displays France.