Partage d’expérience – La Mie Câline choisit Elo Professional

« Grâce à ELO Professional, nous avons gagné un temps
considérable sur tous les processus de comptabilité. »

Le groupe LA MIE CALINE en bref…

Cette entreprise familiale vendéenne est spécialisée dans la vente sur place et à emporter des produits frais et chauds de boulangerie traditionnelle et de restauration rapide pains, viennoiseries, pâtisseries, produits traiteur, salades et sandwiches.

  • 2000 collaborateurs
  • + de 200 points de vente franchisés
  • 1 900 M€ de primes négociées pour le compte de ses clients

Les défis à relever et les raisons du choix de Elo Professional :

La société avait plusieurs exigences concernant le nouveau système de GED. Tout d’abord, l’enjeu principal fût de gagner du temps dans les étapes de traitement récurrentes. Les processus de validation de facture, par exemple, n’étaient pas dématérialisés. Les factures étaient copiées et distribuées sous forme de document papier. Difficile donc de visualiser le statut de traitement des factures. Une autre exigence était de dématérialiser tous les documents associés envoyés par e-mail lors des validations de facture (par exemple, les immobilisations). Grâce à ELO, chaque valideur est maintenant en mesure de visualiser ses factures.


Tout d’abord, quelques difficultés ont dû être surmontées. Aux yeux des directeurs, il était important qu’ELO soit intégré dans l’univers informatique existant, notamment, dans les outils de comptabilité. Par ailleurs, les dirigeants ont voulu que les différences entre les factures de charges externes et les factures industrielles soient prises en compte dans la réalisation des processus. Finalement, il faut souligner qu’un changement de processus et un nouveau logiciel doivent être accompagnés par un partenaire compétent et expérimenté comme Mercuria.
Pourquoi au juste avoir opté pour ELO ? « Le produit est convivial et simple d’accès. Il peut être pris en main très rapidement et les collaborateurs l’ont immédiatement accepté. » , explique Elisabeth Lainé, comptable de la société. De plus, le partenaire intégrateur ELO, Mercuria, a été à l’écoute de la société. Sa proximité et son savoir-faire ont fait de ce projet une vraie réussite.


ELO a parfaitement été à la hauteur des exigences de La Mie Câline. L’objectif principal du projet était de dématérialiser toutes les factures d’achat. Par ailleurs, il était primordial de fluidifier les processus de validation. Dans le passé, il arrivait régulièrement qu’un document papier, par exemple une facture, restait introuvable. Cela n’est plus le cas, bien évidemment. Par ailleurs, tous les utilisateurs peuvent visualiser les documents si besoin est. Le résultat : des processus transparents et une excellente traçabilité.

Des processus fluides

Depuis l’intégration du logiciel ELO, les factures papier sont numérisées par le service de comptabilité. ELO est en mesure de reconnaître automatiquement les champs principaux de chaque facture (par exemple, le nom du fournisseur, la date, le montant, etc.) et de les enregistrer dans ELO.
Ensuite, le workflow de validation est lancé automatiquement. La première étape est l’imputation comptable des factures. Ensuite, celles-ci sont transférées dans l’interface web du valideur. Une fois la validation effectuée, la facture est transférée au service de comptabilité en vue d’un règlement. Les données sont automatiquement exportées dans le logiciel de comptabilité. En tout, plus de 50 collaborateurs travaillent avec ELO. Certains n’ont qu’un accès de lecture, d’autres travaillent avec le client web ou le client lourd. ELO propose l’avantage considérable d’être une solution simple et très souple, pouvant être intégrée dans un environnement informatique existant. Leurs workflows sont efficaces et rapides, fini les erreurs inutiles et des recherches fastidieuses. La numérisation, l’intégration, les processus de validation et le suivi des factures fonctionnent admirablement bien. Le gain de temps sur les différentes situations comptable est considérable.


Par ailleurs, l’ensemble des valideurs est très satisfait. Il s’agit plus précisément des services franchiseurs et des services industriels, comme la maintenance, le contrôle de gestion, les achats. L’usage de l’application est très apprécié au sein des différentes équipes. Les tâches d’approbation, de transfert, ainsi que les retours se font en un tour de main. De plus, il faut souligner un gain de temps important sur la consultation des factures et une nouvelle autonomie des valideurs.


Un partenaire à la hauteur

Mercuria a été un partenaire à l‘écoute, qui a su mettre en place une solution parfaitement adaptée aux exigences du client. En amont du projet, Mercuria n’a pas sous-estimé le travail à fournir. La phase d’accompagnement a été parfaitement prise en charge par l’intégrateur Mercuria.

Maintenant, tous les utilisateurs sont en mesure de visualiser les documents. Le gain de temps et de coûts est considérable.

« Grâce aux solutions ELO, La Mie Câline
dématérialise toutes les factures d’achat. Les processus de validation sont désormais beaucoup plus simples et transparents.».
»

Elisabeth Lainé, Comptable chez La Mie Câline.