Business case
Le Groupe Timcod choisit Cleemy
“Cleemy répond parfaitement à notre besoin de fluidifier le traitement des notes de frais et de supprimer les notes en papier.”
Sabrina Meignant, Directrice Administrative et Financière de TIMCOD
- Créé en 2002, Timcod est un acteur majeur du marché de l’intégration de solutions informatiques pour travailleurs mobiles. Le groupe est un expert en traçabilité et mobilité.
- Structure : 7 entités
- Effectif : 130 collaborateurs
- CA : 30 M€
Au sein du groupe Timcod, plus de la moitié des 130 collaborateurs sont concernés par les notes de frais dans le cadre de leur fonction. Historiquement, les demandes de remboursements s’effectuaient sur papier. Le collaborateur déposait le document et ses justificatifs auprès du service comptabilité du groupe situé au siège près de Nantes pour procéder à leur traitement.
“L’intégration de Cleemy fut l’occasion de mettre en place une charte interne liée aux notes de frais qui intègre les responsables de services dans le circuit de validation.”
Le système de gestion des notes a connu ses limites en terme de perte de documents, retard de traitement ou manque de visibilité sur les montants correspondants à ces dépenses. Les 75 notes de frais mensuelles nécessitaient 40% d’un temps plein.
Tournée vers le numérique, Timcod cherche à optimiser les processus liés au traitement de ses notes de frais au travers :
- La fluidification des processus et l’accélération de leur traitement
- La dématérialisation des justificatifs avec la prise de photos à valeur probante
- L’application d’une politique de frais commune aux 7 agences du groupe
- Le choix d’une application mobile, accessible où que vous soyez
Intuitive et performante, Cleemy répondait à l’ensemble de ces enjeux. Chez Timcod 70 personnes utilisent régulièrement Cleemy pour la gestion de leurs notes de frais. Nous utilisons l’application de la même façon dans l’ensemble du groupe et avons homogénéisé les processus internes. L’intégration de Cleemy fut aussi l’occasion de mettre en place une charte interne liée aux notes de frais qui intègre les responsables de services dans le circuit de validation. Depuis que nous utilisons Cleemy de Lucca, les transmissions sont plus fluides et la visibilité de ces dépenses plus précise.
Et nous sommes également ravis de la collaboration avec les équipes Mercuria qui nous ont accompagnées tout au long de notre projet : Conseil, déploiement, formation, …
“Les bénéfices obtenus avec Cleemy sont à la hauteur de nos objectifs : Elimination du papier et du risque d’erreur, rapidité de traitement, visibilité des dépenses, optimisation du suivi.”
