Notes de frais : optimisation et productivité grâce à la digitalisation
Optimiser la gestion des notes de frais grâce à la digitalisation
Découvrez comment traiter plus rapidement vos dépenses professionnelles au quotidien.
Pour de nombreux collaborateurs, la saisie et la validation des notes de frais est une tâche indispensable mais aussi un investissement en temps important. Ces tâches récurrentes sont identifiées comme un processus manuel répétitif, des sources d’erreurs fréquentes et sont parfois même générateur des tensions entre collègues. Cette mission, qui n’est pas seulement administrative, peut finir par impacter la performance et l’efficacité de vos collaborateurs.
La solution : Cleemy Notes de frais, un logiciel puissant qui vous offrira une gestion moderne et optimisée de vos notes de frais. Transformez le traitement de vos dépenses professionnelles en processus fluides et automatisés.
Une gestion traditionnelle des notes de frais repose souvent sur des outils peu adaptés : saisie manuelle sur Excel, échanges de justificatifs par mails ou au format papier, réception de doublons. Cette manière de procéder s’avère fastidieuse et est assujettie aux erreurs humaines. Peut s’ajouter à cela des périodes de déplacements systématiques, où la gestion des nombreuses notes de frais devient vite difficile à gérer.
Un traitement non automatisé mène à des remboursements de frais tardifs ou à des refus mal expliqués ce qui peut créer un sentiment d’incompréhension pour ceux qui ont initié la demande. D’un autre côté, les responsables de service identifiés dans le circuit de validation des frais, doivent consacrer plus de temps à apporter des réponses et résoudre les conflits.
Enfin, le traitement manuel peut fausser certains calculs de TVA, déclarations ou lectures de justificatifs. En cas de contrôle par l’URSSAF, ces erreurs peuvent, dans certains cas, exposer votre entreprise à des pénalités financières ou à des redressements fiscaux.
Pour répondre à ces enjeux, fluidifier vos process et accélérer le traitement des notes de frais, la digitalisation s’impose comme la solution.
Cleemy Notes de Frais vous aidera à conformer vos collaborateurs aux politiques de frais de votre entreprise, pour ne plus recevoir de demandes non autorisées ou avec des montants trop élevés. Afin d’éviter tout incompréhensions, les demandeurs seront automatiquement informés par notifications lorsqu’une de leurs dépenses ne correspond pas à la politique de frais interne.
Grâce à cette solution, vos équipes pourront saisir leurs frais en quelques secondes, à distance de leur bureau, via une application mobile, avec une simple photo pour justificatif à valeur probante. Les données seront automatiquement extraites grâce à l’OCR (reconnaissance optique des caractères). Vos valideurs n’auront alors plus qu’à approuver la note, réduisant de 63% le temps de traitement*, et mettant fin à une lourdeur de processus de traitement manuel.
On estime que 5% des demandes déclarées sont frauduleuses. Un processus automatisé tel que Cleemy vous garantira la détection en un clic des doublons et des incohérences dans les justificatifs. L’historique et la centralisation des données offrent aux managers une vérification rapide de la validité des dépenses, réduisant aussi considérablement les tentatives de fraudes.
La dématérialisation de vos notes de frais représente bien plus qu’une simple amélioration. Si vous souhaitez rembourser vos notes de frais sans efforts, gagner en efficacité et récupérer automatiquement votre TVA, cet outil est une véritable évolution stratégique pour votre entreprise.
Automatisez les tâches chronophages de vos collègues et libérez du temps pour les missions à plus forte valeur ajoutée en choisissant une plateforme dématérialisée, permettra non seulement d’améliorer votre performance de la gestion des notes de frais, mais elle contribuera aussi la productivité de votre entreprise.
Prêt à révolutionner vos notes de frais ? Découvrez Cleemy Notes de frais la solution qui répondra à vos enjeux.
Rétrospective 2024
Que s’est-il passé chez Mercuria en 2024 ?
L’année 2024 vient de s’achever. Revenons ensemble sur les moments qui ont marqué cette année !
En 2024, Mercuria a renforcé ses équipes avec l’arrivée de 15 nouveaux collaborateurs qui partagent notre engagement pour un accompagnement de qualité dans vos projets.
Cette croissance reflète notre volonté de toujours mieux répondre aux enjeux de la nouvelle année, notamment autour de la réforme sur la facturation électronique, et d’apporter des solutions concrètes et adaptées à chacun d’entre vous.
Aussi, nous avons choisi une nouvelle organisation pour nos équipes : une équipe experte, dédiée aux projets Sage 100 et une autre spécialisée dans les projets Sage FRP 1000. Grâce à cette organisation, nous serons au cœur de vos préoccupations pour vous proposer des solutions parfaitement alignées avec vos besoins.
Dans cette dynamique de développement, nous avons également lancé un tout nouveau site web, dédié au recrutement de nos futurs talents. Pensé pour une expérience utilisateur optimisée et une gestion simplifiée des candidatures, ce nouvel outil s’inscrit dans une volonté de développement de notre marque employeur.
Cette année 2024 restera gravée dans nos mémoires avec un évènement exceptionnel : les 25 ans de Mercuria, célébrés avec nos clients, partenaires, collaborateurs, et un invité d’honneur, l’artiste Vianney.
Ce rendez-vous unique, chargé de convivialité et d’émotion, s’est déroulé dans un cadre soigneusement choisi pour refléter l’esprit Mercuria : chaleureux, inspirant et axé sur le partage. La soirée a été marquée par des moment d’échanges, une ambiance festive.
Au cœur de la soirée, un show exceptionnel de 2 heures, assuré par Vianney, qui avec sa voix et son accessibilité, a su enchanter l’assemblée, en offrant une performance mémorable qui a rassemblé les 500 convives dans une énergie commune.
Ces 25 ans ont été bien plus qu’un simple anniversaire : ils ont été une célébration de notre histoire, de notre engagement envers nos clients et partenaires, et une reconnaissance pour tous ceux qui ont contribué à cette réussite commune.
2024 a également été marquée par des moments forts avec les Mercuriales du Digital, des évènements thématiques innovants !
Ces rendez-vous hybrides animés par nos collaborateurs et partenaires, ont combiné présentiel et distanciel pour offrir une expérience riche et accessible à tous.
Avec ces Mercuriales, nous avons choisi d’aller plus loin en organisant des évènements simultanément à Nantes, Paris, Rouen et Strasbourg.
3 évènements pour 3 thèmes majeurs :
- Sage 100 et la mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique
- Sage FRP 1000, la puissance d’une solution financière et comptable parfaitement conforme avec la réforme
- SIRH : De leur intégration jusqu’à leur départ, comment digitaliser le parcours RH de vos collaborateurs ?
Pour permettre au plus grand nombre d’entre vous de participer à nos évènements, ces évènement ont également diffusé en direct sur Teams.
Ces Mercuriales ont été bien plus que des conférences : elles ont été l’occasion de partager des expertises, de répondre à vos questions, et de vous accompagner face aux défis de demain.
Vous étiez plus de 250 à participer ! Merci à vous, qui avez contribué à leur succès !
L’année 2024 a été riches en initiatives responsables, avec des actions RSE portées par un groupe de collaborateurs volontaires afin de renforcer notre impact social et environnemental.
Formés pour sauver des vies !
Pas moins de 80 collaborateurs, répartis sur nos sites de Nantes, Paris, Rouen, Strasbourg et Bordeaux, ont obtenu leur certification PSC1 (Prévention et Secours Civiques de niveau 1). Pour certains d’entre nous, cette formation était une véritable découverte, pour d’autre une mise à jour de leur compétences.
En complément, plusieurs collaborateurs ont suivi la formation aux gestes qui sauvent, renforçant ainsi notre engagement pour la sécurité et la solidarité.
Des collectes solidaires pour les plus démunis
Parmi les actions menées par le RSE, une participation active à diverses collectes au profit d’associations :
- Lunettes sans frontière : venir en aide aux pays d’Afrique
- Le Secours Populaire : une collecte de soutien gorge dans le cadre d’Octobre Rose
- Nouveau départ : une collecte d’articles chauds pour lutter contre le froid et venir en aide des personnes en grande précarité
- Une collecte de jouets : destinée aux enfants défavorisés
Une reforestation régionale
En collaboration avec la Chambre d’Agriculture de Loire Atlantique, nous avons mener une action de reforestation régionale : plus de 1000 arbres plantés sur talus au bénéfice de la Ferme de Coiquerelle et la Ferme des 7 chemins sur la commune de Plessé (44). Ce projet s’inscrit dans notre démarche environnementale globale : 1 projet de +500€ signé = 1 arbre planté.
D’autres démarches écologiques ont été initiées telles que la gestion des déchets et la participation au Clean-Up Day sur la commune de La Chapelle sur Erdre, où se situe notre siège social (44).
2024 c’est aussi…
- +25000 visites de notre site web www.mercuria.fr
- Plus de 60 mailing envoyés pour informer nos clients des évolutions réglementaires et innovations produits
- + 268 nouveaux abonnés à notre page LinkedIn
- Près de 620 ressources téléchargées pour en savoir + sur nos solutions de gestion
- +50 petits dej d’anniversaire partagés et bien plus de cafés
- Des moments de partage autour de raclette, pierrade et plancha !
Nos équipes tiennent à vous remercier pour cette année riche en projets ! Nous sommes prêts à vous accompagner pour répondre ensemble à vos enjeux de digitalisation de vos process en 2025…
