Mercuria-dématérialisation ELO

La dématérialisation,
pourquoi pas pour nous ?

Alors que le nombre de sociétés équipées avec une solution de dématérialisation ne cesse d’augmenter, certaines entreprises hésitent encore quant à la nécessité de s’équiper d’un outil, qui sur le papier semble complexe à mettre en œuvre… en théorie…

Une solution de dématérialisation, pour quoi faire ?

Parmi les entreprises déjà équipées, la décision de mettre en place une solution de dématérialisation est bien souvent motivée par quatre facteurs clés :

  • Un manque de fiabilité dans le processus de traitement des factures, avec des pertes fréquentes de documents et des délais de paiement non conformes à la loi LME,
  • Un circuit de validation chronophage,
  • Un enjeu écologique et économique : souhait de diminution des papiers et des coûts de traitement induits,
  • Un environnement structurel en évolution : réduction des effectifs dans les services comptables, volume de factures en augmentation…

Concrètement, comment se passe la mise en place ?

« Chez Mercuria, lorsque nous mettons en place chez un client un outil de dématérialisation de factures fournisseurs, comme Elo Professional, nous procédons par étape. D’abord, nous réalisons une analyse détaillée avec l’équipe projet. Nous écrivons ensemble comment la solution doit être adaptée pour coller aux besoins de manière précise… De nombreuses questions doivent être soulevées : ordre des étapes de traitement des factures selon le type de facture (métier ou frais généraux), critères d’orientation des factures, export comptable à quelle étape du circuit, gestion des litiges, impact sur l’organisation, méthodes de mise en place… En moyenne, il faut compter entre 3 à 4 mois pour intégrer le projet et le faire adopter au sein des services » explique Olivier Brunelle, responsable du service consulting GED et reporting chez Mercuria. « En montrant notre savoir-faire, nos clients nous accordent leur confiance et nous les guidons pour faciliter le travail en amont de l’intégration. La mise en place est alors simplifiée. »

Et en termes d’investissement ?

Les sociétés souhaitant s’équiper avec une solution de dématérialisation ne doivent pas négliger le temps passé à l’analyse, point primordial qui sera impactant sur la qualité de la mise en œuvre. Les équipes de travail doivent réussir à impliquer les équipes opérationnelles et à accompagner le changement. Il s’agit d’un projet d’entreprise à part entière qui doit être également soutenu par la direction générale pour obtenir une légitimité dans l’entreprise.


En terme financier, la mise en place d’une solution de dématérialisation est un investissement non négligeable. Néanmoins, « il y a un réel gain quand une structure investit dans une telle solution. La société va limiter et baisser ses phases de ressaisies dès la mise en service du progiciel. L’ensemble du processus va être automatisé, les utilisateurs vont avoir accès aux données en temps réel. Les coûts de traitement sont réduits immédiatement de 25 à 50%… Les délais eux aussi sont raccourcis. De quoi rentabiliser très rapidement les coûts de mise en place. A noter qu’il existe aussi des solutions pré-packagées pour les petits budgets… » confie Fabrice Burner, ingénieur commercial et responsable partenaires chez Mercuria.

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