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Le petit déjeuner débat organisé en partenariat avec PWC ayant rencontré un vif succès et suscité beaucoup d’interrogations pendant la conférence, nous avons souhaité faire un bref rappel de l’intervention de nos experts.

CONFORMITÉ LÉGALE DES SYSTÈMES D’INFORMATION, CE QU’IL FAUT RETENIR DES OBLIGATIONS :

Obligations liées au FEC :
Les règles de bases :

  1. Présence des à nouveaux dans le FEC
  2. Respect des normes comptables françaises -lles normes IFRS ou USGAAP par exemple ne sont donc pas admises
  3. Séquentialité de la numération des pièces comptables
  4. Les libellés des comptes et des écritures doivent être présents et en français
  5. Non présence d’écritures centralisées

Anomalies généralement relevées :
Mauvais format / champs obligatoires erronés / structuration déficiente / données incomplètes / incohérences majeures / non existence d’une notice / langues des libellés / numérotation non fiable…

Sanction encourue : amende de 5000 € + majoration de 10%

A noter : les FEC générés dans Sage 1000 et TOTEM/ADFI  respectent la norme 

Loi LME :

Rappel : le délai de règlement doit être au maximum 60 jours nets ou 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.
Il est important que les conditions de règlement paramétrées dans les fiches des tiers domiciliés en France respectent ce délai.

Obligations liées aux mentions factures :
Importance du paramétrage du système d’information :

  • Masques factures/avoirs
  • Codes TVA applicables
  • Règles de gestion

Une attention doit être portée aux cas particuliers (Exonération, Autoliquidation, Autofacturation, Régimes particuliers…)
Rappel : en l’absence de dispositif de dématérialisation (EDI Fiscal, Facture Pdf signée fiscalement…), le document facture doit être conservé dans son format original.

Sanction encourue : Le CGI prévoit des sanctions à hauteur de 15 euros par mention et par facture.

Obligations liées à la piste d’audit fiable TVA :

Les caractéristiques d’une piste d’audit fiable :

  • Contrôles organisés et permanents et documentés
  • Appropriés à la taille, à l’activité et au type d’assujetti, au nombre/valeur des opérations ainsi que des prestataires et/ou acquéreurs
  • Choisis par les assujettis et sous leur responsabilité

Objectifs :

  • Reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture c’est-à-dire de reconstituer le processus documenté (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte…) d’une opération et de relier les différents documents de ce processus ;
  • Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu, en permettant d’établir un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde ;
  • Justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

La piste d’audit est considérée comme fiable lorsque l’administration peut établir le lien entre les pièces justificatives, et entre celles-ci et les opérations réalisées.

Obligations liées à la piste d’audit fiable TVA

Pénalités en cas d’absence de piste d’audit fiable :

  • Factures d’achat : Rejet des factures d’achat et du droit à réduction de la TVA associé
  • Factures de ventes : pénalités de 5% à 50% du montant des ventes sans factures) 150€ par document original non produit
  • Mention sur factures : application de 15€ pour toute omission / erreur de mentions sur les factures (plafonnées à ¼ du montant de la facture).

Autres points de contrôle : traitement TVA des flux et du déclaratif ; contrôles des comptabilités informatisées, non production des documents originaux , etc.

A noter : Mercuria peut proposer des logiciels permettant d’optimiser la fiabilité de piste d’audit de TVA (Module Achat intégré à la comptabilité Sage 1000 pour les frais  généraux, dématérialisation des factures fournisseurs via ELO EASY FACTURES).

Pour plus d’informations contactez le service communication de MERCURIA : mercuria@mercuria.fr

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