La facturation électronique !
Que va changer la réforme ?
Cela fait maintenant plusieurs mois, voire années que le sujet est lancé… La réforme sur la facturation électronique fait beaucoup parler avec ses nouvelles obligations, ses changements, … Mais qu’est ce qui nous attend ?
La facturation électronique va intervenir progressivement entre 2024 et 2026. Cette réforme vise à généraliser l’usage de la facturation au format dématérialisé pour tous les échanges entre les entreprises. Cette démarche s’inscrit dans un principe de simplification des échanges commerciaux mais aussi économique voire écologique en limitant considérablement le nombre d’impressions. L’idée est donc de tendre vers une politique zéro papier. Cette réforme permettra également d’améliorer la gestion des archives et de limiter le risque d’erreur lié à la saisie.
Grâce à cette avancée, l’intégration des factures au logiciel comptable des entreprises est largement facilitée.
Qui est concerné ?
Concrètement, la réforme de la facturation électronique va concerner toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, et ce, quelle que soit leur taille. Les fournisseurs seront dans l’obligation d’émettre leurs factures au format numérique, tout en en respectant certains critères de normalisation. Les destinataires, quant à eux, devront savoir les recevoir et les traiter dans ce même format électronique.
Quels sont les avantages de la réforme ?
L’avantage principal réside dans l’accélération du traitement des factures, une réduction des couts liés à l’impression et l’envoi des documents papier mais également, la limitation des risques d’erreurs dans la saisie des données.
En adoptant cette réforme, les entreprises bénéficieront d’un meilleur suivi de leur activité, pourront rechercher des documents plus rapidement et obtenir des informations plus précises sur leurs dépenses. Ainsi, la gestion de la facturation sera simplifiée et la trésorerie améliorée grâce à la réduction des délais de paiements.
Les prochaines dates à retenir :
- A compter du 1er juillet 2024 : En réception pour l’ensemble des assujettis,
- A compter du 1er juillet 2024 : En transmission pour les grandes entreprises,
- A compter du 1er janvier 2025 : En transmission pour les entreprises de taille intermédiaire,
- A compter du 1er janvier 2026 : En transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Dématérialiser vos notes de frais !
Cleemy de Lucca accélère le traitement de vos dépenses.
Les notes de frais : On perd les justificatifs, leur déclaration est longue, leur traitement complexe… Faites confiance à Cleemy pour améliorer leur gestion…
Cleemy Notes de Frais présente de nombreux avantages :
- Gain de temps : En utilisant une solution d’automatisation du traitement des notes de frais, vous accélérez le processus de saisie et de validation de vos dépenses.
- Réduction des erreurs : Vous éliminez les erreurs liées à la saisie manuelle des données, ce qui limite les risques de rejets de demandes de remboursement et les conflits liés à la comptabilité.
- Traçabilité : Vous bénéficiez d’une traçabilité précise des transactions effectuées et disposez d’un espace d’archives numériques des justificatifs. Fini la perte des versions papier et les recherches fastidieuses d’un ticket.
- Conformité : Vous vous garantissez de la conformité liée à la politique interne de l’entreprise, aux règles fiscales et légales en vigueur.
- Productivité : En optimisant le processus de traitement des notes de frais, les employés sont libérés de démarches administratives souvent longues et répétitives.
Cleemy est LA solution idéale pour accélérer le processus de traitement de vos notes de frais. Mais comment ça marche ?
- Capturez les justificatifs de vos frais avec votre smartphone : Prenez une simple photo de votre ticket et la solution lit les informations automatiquement pour compléter les champs nécessaires à la demande de remboursement et archive le justificatif.
- Sélectionnez votre moyen de paiement : La solution assure l’agrégation avec de nombreuses banques pour identifier rapidement sur quel compte rembourser le frais.
- Identifiez les bonnes personnes dans le circuit de validation : Les étapes de validations internes sont clairement définies pour que la progression de la démarche soit fluide et que chaque personne soit facilement ciblée.
- Définissez vos propres règles de contrôle : Un système d’alerte et de notifications permet de repérer une anomalie et de stopper le processus dans son avancée en informant les approbateurs.
- Intégration des écritures comptables : Cleemy est synchronisé avec votre logiciel comptable et de paie pour retranscrire les informations automatiquement dans les délais impartis.
Vous aussi vous aimeriez vous équiper d’un logiciel de dématérialisation des notes de frais, capable de justifier chaque dépense, archiver les justificatifs numériquement et fluidifier leur traitement sans prendre de temps à vos équipes ?
Participez à notre prochain webinaire pour découvrir Cleemy Notes de frais de Lucca.
Les fraudes bancaires
Comment lutter efficacement ?
Les entreprises doivent être vigilantes à ces nouvelles formes d’attaques. Cela passe par la sensibilisation et l’attention portées à leurs transactions bancaires. Voici quelques conseils à garder en mémoire !
Nous devons être de plus en plus rigoureux au quotidien pour se protéger des attaques frauduleuses et des arnaques en tout genre. Cela est encore plus le cas en entreprise lors des transactions bancaires notamment. Mais comment les éviter ?
- Mettre en place des formations de sensibilisation de vos collaborateurs pour que chacun prenne conscience des risques encourus, des techniques employées et des bonnes pratiques à suivre en cas d’attaque,
- Contrôler l’identité de vos contacts avant de transférer de l’argent sur un compte,
- Utiliser une solution sécurisée pour la communication bancaire et les transactions : Connexion sécurisée, code d’accès et identification des utilisateurs, …
- Procéder à des vérifications approfondies avant d’effectuer un transfert d’argent tel que les autorisations par un tiers,
- L’exploitation d’un logiciel sécurisé capable d’alerter et de protéger en cas de hacking ou d’intervention,
- Détecter les comportements suspects lors de transaction au travers de monitoring.
Spécialiste de la sécurisation des flux financiers, la solution MATA I/O lutte efficacement contre toute forme de fraude : Fraude au fournisseur, cyberattaque, usurpation d’identité, fraude au président, …
Grâce à MATA I/O Bank Suite, vous protégez votre entreprise tout au long de la chaine de paiement au travers la digitalisation de vos processus.
Vos comptes sont ainsi mieux protégés, qu’ils soient domiciliés en France ou à l’étranger via les systèmes SEPAmail DIAMOND.
Votre base de tiers est contrôlée en permanence avec des circuits d’approbations personnalisables définit.
La traçabilité des actions est optimale incluant un historique précis des contrôles et la conservation des justificatifs au format numérique.
Cette solution permet d’automatiser l’ensemble de ces tâches préventives et renforce considérablement votre niveau de vigilance quant aux attaques et fraudes.
Simplifiez la production de vos liasses fiscales
Les questions à se poser avant de produire sa liasse fiscale ?
A l’approche de l’envoi de vos déclarations de liasses fiscales aux services administratifs, le stress monte souvent… Vais-je bien faire ? Quelles sont les nouveautés à intégrer ? Comment respecter les délais imposés ? Voici nos conseils pour mieux appréhender cette période.
Mon logiciel de production est-il à jour ?
D’une année sur l’autre, les formulaires de liasse fiscale évoluent parfois beaucoup. Il est indispensable de commencer sa démarche par s’assurer que les états fiscaux que nous allons produire concernent le bon millésime. Si ce n’est pas le cas, pour produire des états fiscaux justes et actualisés, vous devrez commencer par mettre à jour votre solution de déclaration fiscale. L’information se trouve en haut à droite de votre écran de liasse.
Qui sont les sociétés déclarantes ?
Dans le cas où la raison sociale de vos sociétés change, le numéro de Siret évolue ou en cas de rachat d’une société complémentaire, vous devez en priorité en informer votre partenaire EDI qui devra mettre à jour la liste des sociétés déclarantes. Cette démarche vous permettra ensuite de mettre en place la télétransmission de vos liasses fiscales.
Mes exercices comptables sont-ils tous créés ?
Un exercice comptable = une société déclarante.
Ainsi, si vous devez produire des liasses fiscales pour beaucoup de sociétés, vous pouvez créer votre exercice en multi-société.
Quel est le format de ma balance ?
Au moment d’importer les informations depuis votre logiciel comptable, vous devez vous assurer que le format utilisé convient à celui imposé par votre solution de liasse fiscale. Pour que la compatibilité soit maximum, vous utilisez le même format de balance que l’année précédente. Dans le cas où certains éléments venaient à évoluer, il sera toujours possible de modifier le format d’import mais à certaines conditions uniquement.
Enfin, avant de transmettre vos états fiscaux, pour assurer la sécurité des documents, il est indispensable de créer sa signature électronique. Cette étape de signature valide l’échange de données entre la solution de déclaration et l’administration française.
Maintenant que vous avez tous les éléments pour produire sereinement votre déclaration fiscale, la dernière information à intégrer est la date limite de dépôt de votre liasse.
Cette période particulièrement stressante peut s’avérer plus sereine en s’équipant d’une solution de déclaration fiscale fiable et qui prend en compte automatiquement les évolutions liées à la réglementation fiscale.
Faite confiance à ULOA, LA solution qui rend ses périodes plus agréables… N’attendez pas pour la découvrir en détail à l’occasion de notre prochain webinaire !
Les 3 points à retenir pour organiser vos campagnes d'entretiens...
En début d’année, les périodes d’entretiens annuels s’enchainent…
Comment préparer ces rencontres professionnelles au mieux et rester efficace dans leur suivi ? On vous donne nos conseils.
Nous passons souvent trop de temps à organiser nos campagnes d’entretiens annuels. Pour rester efficace dans la gestion de ces campagnes, fluidifier vos processus et mieux piloter les objectifs de vos collaborateurs, nous vous dévoilons quelques conseils…
- Organiser vos campagnes d’entretien à l’aide de formulaires précis
Les entretiens professionnels sont souvent l’occasion d’évaluer la performance de vos équipes et les demandes de formations. La solution Poplee Entretiens de Lucca est entièrement personnalisable. Elle offre la possibilité de créer autant de formulaires que nécessaire et de configurer vos campagnes rapidement. Vous choisissez le niveau d’évaluation par étoiles, échelle de notes ou questions en fonction de vos besoins.
Avec Poplee Entretiens, vous accédez à toutes les informations des membres de votre équipe telles que la fin de la période d’essai ou encore le bilan d’intégration. Chaque collaborateur complète le formulaire qui lui est dédié. Vous êtes informé en temps réel de l’avancée de cette étape. Ainsi, vous avez une visibilité sur les retardataires et vous pouvez les relancer par notification. Vos délais de réalisation de votre campagne sont alors mieux respectés.
2. Réalisez vos entretiens
Au moment venu, vos collaborateurs sont mieux préparés et vous participez à un véritable échange managérial. Vous collectez les attentes de vos équipes et avez une visibilité sur les éventuels besoins en formations. Grâce à Poplee Entretiens, les informations permettant d’évaluer et d’être évalué sont mieux mises en valeur et vous fixez ensemble les objectifs individuels avec précision.
Vos équipes sont mieux alignées dans vos attentes. Mieux suivis, les collaborateurs montent en compétences et valorisent leur travail. Vous définissez les objectifs collectifs, identifiez les hauts potentiels ou encore d’évaluez les rémunérations.
3. Analysez les résultats et archivez les informations
La plateforme Poplee vous permet, en un coup d’oeil, d’accéder à une synthèse des résultats permettant d’analyser la performance globale des équipes. Ainsi, vous identifiez plus rapidement les tendances, les besoins en formations et les sujets prioritaires.
Vous fixez les objectifs avec votre salarié et gardez l’évolution en archive. Vous pouvez plus facilement justifier la contribution de votre service à la performance de l’entreprise.
Vous accédez aux tableaux de bord de la solution et gardez tous les historiques à portée de main pour analyser l’évolution d’un candidat.
Avec Poplee Entretiens, vous passez plus de temps à dialoguer avec vos collaborateurs qu’à préparer la rencontre. Vos échanges sont plus constructifs et leurs analyses plus précises.
Je souhaite réduire mes délais de paiements ?
Gagnez en trésorerie avec Sage Recouvrement Créances.
Vous êtes équipé de la suite Sage 100 et cherchez une solution compatible de recouvrement et de relance clients ? Nous avons LA solution !
Que doit vous offrir une solution de recouvrement efficace et fiable ?
- Une visibilité sur l’encours client, un suivi détaillé de chaque client et des tableaux de bord précis pour identifier rapidement les bons et les mauvais payeurs grâce à la mise en place d’un système de scoring
- Une automatisation de vos relances qui assure que chaque compte a été relancé a échéance
- Une communication facilitée avec vos équipes permettant de suivre les évolutions de chaque dossier et de définir les actions à réaliser (Accès différents par utilisateur, cash reporting, …)
- Un classement de vos clients par typologie par profils payeurs prenant en compte leur santé financière et permettant de fixer vos priorités par typologie de clients
Sage 100 Recouvrement Créances continue d’évoluer et vous propose des services aux plus proches de votre besoin. De nouvelles fonctionnalités ont donc été récemment mises en place pour s’adapter aux spécificités de chaque entreprise…
LA FONCTION MULTI-SOCIETE
Spécialement dédié aux entreprises disposant de plusieurs sociétés :
– Une vision consolidée de l’encours au niveau global
– Une vision consolidée de l’encours au niveau client
– Une navigation facilitée entre sociétés
LA FONCTION OBJECTIF CASH
Elle permet d’optimiser le monitoring de votre trésorerie et de fixer vos objectifs de rentrée d’argent minimum à atteindre chaque mois
LA FONCTION MULTI LINGUES et MULTI DEVISES
Dédiée aux entreprises évoluant à l’international, cette fonction offre la possibilité à un groupe et ses filiales d’utiliser la même solution en devises différentes. Vous gagnez ainsi en productivité et en fiabilité du calcul de change.
Rétrospective 2022 !
Les équipes Mercuria vous souhaitent une belle année 2023 !
Avant de nous lancer dans cette nouvelle année, prenons quelques instants pour revivre les faits marquants de ces derniers 365 jours : évènement, RSE, anniversaire… Revenons sur 2022 !
Bon anniversaire Mercuria !
Mercuria a eu 20 ans ! Et pour l’occasion, tous les collaborateurs se sont retrouvés le temps d’un séminaire en Corse pour célébrer cette nouvelle dizaine !
Après la période de confinement que nous avons traversée, quoi de mieux pour nos équipes nantaises, parisiennes et rouennaises de profiter d’activités team building, de moments de partage et de prendre le temps de réfléchir ensemble à l’avenir de Mercuria…
Quelques chiffres en 20 ans : 3 déménagements, 50 collaborateurs en plus et 2 agences à Paris et Rouen…
Nos projets RSE
Une équipe de collaborateurs volontaires s’est créée pour mettre en place des projets RSE au sein de Mercuria.
L’un de nos projets est du mécénat avec le groupe du CERCLE Mécé’Nantes. Accompagné par Managers & Territoires, nous nous sommes engagés dans un projet collectif aux côtés d’autres entreprises du secteur de Nantes. Notre objectif commun est d’avoir un impact fort sur le territoire régional et toucher un public de bénéficiaires en marge de l’activité économique.
Nous agissons aussi pour d’autres causes…
– Dans le cadre d’actions environnementales au travers notamment du tri des déchets,
– Dans le cadre d’actions sportives en participant à des courses solidaires,
– Dans le cadre d’actions humanitaires en mettant en place des collectes au profit d’associations telles que les Boites Solidaires, Lunettes sans frontières, le Secours Populaire, Octobre Rose, Unicef, …
Sensibles au bien-être au travail et à l’écologie, nous oeuvrons aussi au quotidien pour améliorer le confort des collaborateurs et les espaces de travail.
15 Webinaires
Chaque mois, nous proposons des webinaires pour découvrir nos 30 solutions de gestion comptable et financière, paie et SIRH. Et cette année, vous avez été 336 à en profiter.
L’occasion pour vous d’en apprendre un peu plus sur leur utilisation, de se projeter au travers de démos et d’échanger avec nos experts !
Et si vous préférez, nous vous présentons aussi nos logiciels lors d’un rendez-vous personnalisé !
Près de 200 participants !
En 2022 encore, nous avons organisé notre évènement annuel consacré à la transformation digitale.
Au programme de cette journée, 4 parcours dédiés à nos solutions logicielles : Sage 100, Sage FRP 1000, Paie & SIRH et Finance & Démat co-animées par nos experts et nos partenaires,
Nouveauté 2022… La mise en place de conférences métiers sur des sujets d’actualité : La cybersécurité, la fraude des paiements, la facturation électronique et les nouvelles priorités des DRH !
Mais aussi… La possibilité de prendre un rendez-vous personnalisé et d’échanger directement avec nos experts sur vos sujets…
Que dire de plus… si ce n’est, à l’année prochaine !
+ de 900 clients à nous faire confiance !
Comment ne pas clôturer cette année 2022 en vous remerciant pour votre confiance et votre fidélité. Vous êtes si nombreux à faire appel à nos équipes pour mener à bien vos projets de transformation numérique et optimiser la gestion de votre activité au quotidien.
Pour vous accompagner, Mercuria c’est aussi des hommes et des femmes… Une équipe de 30 consultants experts et 12 collaborateurs dédiés au support !
Nous sommes particulièrement fiers de vous conseiller, coordonner votre projet, vous former à l’utilisation de nos logiciels et vous satisfaire.
Après ce petit retour en arrière… cap sur 2023 ! Il est temps de vous souhaiter une excellente année !
Que vos projets de transformation digitale voient le jour et fleurrisent.
Nos équipes sont là pour vous aider dans vos projets.
Le Cordon Bleu Paris partage son expérience
Comment Le Cordon Bleu Paris a choisi Sage 100 ?
Face à ses besoins grandissants, l’Institut d’Arts Culinaires et de Management a décidé de faire évoluer son système comptable et financier vers une solution plus rapide et fiable pour la création de ses tableaux de bord.
Fondé en 1895, Le Cordon Bleu Paris est le premier réseau mondial d’Institut d’Arts Culinaires et de Management Hôtelier.
En choisissant Sage 100, Le Cordon Bleu Paris avait pour objectif d’exploiter une solution capable d’éditer des bilans et des plans comptables simplement pour gagner en efficacité. Avec ces changements, des analyses de données chiffrées devenaient aussi plus simple.
Partenaire majeur et de longue date de l’éditeur, l’expertise de Mercuria a été immédiatement conseillé par Sage. L’avantage significatif de la solution comptable Sage 100 Entreprise réside dans la possibilité d’y intégrer des environnements extérieurs et des applications, liées avec la Console.
Le besoin de Le Cordon Bleu Paris s’articule autour des domaines comptable, gestion commerciale, flux bancaires et moyens de paiements.
La solution Sage 100 est la solution qui a couvert une grande partie de nos attentes fonctionnelles et opérationnelles. Simple d’utilisation, elle nous a permis de gagner en productivité. Tout au long du projet, nous avons pu bénéficier d’un accompagnement et de conseils de qualité. La réactivité du support client Mercuria est très appréciée. nous confie Monsieur Ksantini, Responsable Administratif et Financier, Le Cordon Bleu Paris.
Sécurisez vos paiements avec Mata I/O
Quelle solution pour sécuriser vos virements bancaires ?
A l’heure où les fraudes en tout genre concernent la totalité des entreprises, il existe de plus en plus d’outils technologiques et performants capables de sécuriser vos transactions.
Jamais complétement à l’abri des risques, la période de Covid que nous venons de vivre a enregistré des taux record dans le domaine, notamment en lien avec la mise en place du télétravail. Les chiffres parlent d’eux même !
La fraude, quelle que soit son origine, concerne une entreprise sur 4 puisque 28% des entreprises déclarent avoir subi au moins une fraude dans l’année.
Dans 33% des cas, le préjudice s’élève à plus de 10k€ et dans 14% des cas, il est supérieur à 100k€.
La fraude la plus représentée est la fraude au président, qui concerne 47% des attaques, suivie de très près par la fraude aux fournisseurs.
32% des attaques s’orientent vers l’incrustation des systèmes informatiques.
MATA I/O est une solution informatique capable de lutter efficacement contre la fraude au règlement.
Les attaques sont diverses : fraude au président, fraude au fournisseur, cyberattaque, usurpation d’identité, … Les organisations criminelles ont de plus en plus de moyens pour pénétrer dans votre organisation et causer des dommages parfois irréversibles. Ces évènements peuvent souvent avoir lieu en période de fêtes lorsque les collaborateurs sont en congés.
La solution MATA I/O assure une sécurisation de votre chaine financière par la digitalisation de vos procédures de contrôle. Ainsi, chaque étape de vérification est automatisée et permet d’identifier la moindre faille. Rapide et fiable, MATA I/O s’articule naturellement autour de vos outils de gestion et apporte toute la sécurité nécessaire autour de vos transactions.
La solution procède en cryptant les flux financiers, en vérifiant l’IBAN, en collectant les informations relatives à un tiers pour s’assurer de sa fiabilité, …
Vous souhaitez en savoir + : Participez gratuitement à notre prochain webinaire du jeudi 15 décembre 2022 à 15h00 et découvrez tous les avantages de MATA I/O.
Et vous, comment préparez-vous votre bilan ?
Comment bien choisir sa solution de
production de liasses fiscales ?
En période de bilan, les solutions de production et télétransmission de liasses fiscales sont les bienvenues. Comment bien choisir avant de s’équiper ?
Lorsqu’on s’attaque aux démarches fiscales et aux bilans comptables en tout genre, il est essentiel d’être bien équipé. Au-delà de la charge de travail liée à la période, il faut impérativement s’adapter aux dernières réglementations fiscales et respecter les échéances imposées… Et dans le flot de notre quotidien, il est parfois difficile de garder tout cela en tête ! On vous donne quelques conseils pour bien choisir son logiciel et ainsi, ne pas passer à côté de vos obligations !
Accessible de n’importe où et surtout, à jour en permanence, il est important de s’intéresser à une solution 100% web. Ainsi, où que vous soyez, vous avez accès, en temps réel, aux dernières informations fiscales et comptables. Vous bénéficiez des dernières mises à jour déclaratives et d’une veille légale et réglementaire complète.
En fonction de votre organisation interne, d’autres paramètres sont à prendre en compte avant de se lancer… il est important de se poser les questions relatives à :
– La couverture fonctionnelle
– Les obligations déclaratives prises en compte
– La fonction télédéclaration, télépaiement, archivage sécurisé
– Le contrôle de cohérence et la traçabilité des montants
Créée par et pour des experts de la fiscalité, la solution ULOA by Invoke offre de nombreux avantages.
Grâce à elle, vous gagnez en sérénité sur les échéances déclaratives. Sa plateforme intuitive permet de produire des tableaux de bord et des workflow mettant en avant vos prochaines échéances fiscales. Une alerte apparait au moment venu pour faciliter le pilotage et le suivi de vos actions.
Vous pilotez votre activité plus facilement et analysez les performances de votre entreprise en créant des reporting multidimensionnels à l’aide de données, des balances comptables et de zones d’états directement issues d’ULOA. Les plaquettes créées se composent des éléments dont vous avez besoin pour justifier vos montants et assurer la traçabilité de votre balance.
En résumé, ULOA by Invoke a été créé pour faciliter le travail quotidien des professionnels de la comptabilité et de la fiscalité, en particulier au travers la gestion des données multi-sociétés et multi-utilisateurs. Puissante et intuitive, cette solution vous apporte tout l’accompagnement nécessaire pour une gestion comptable et fiscale simple.
Vous souhaitez en savoir plus sur la solution ULOA by Invoke ?
Inscrivez-vous gratuitement à notre prochaine web session, du jeudi 8 décembre 2022 à 11h00 pour découvrir tous les bénéfices d’une solution 100% web et aussi complète…